وقتی یک کسبوکار با کاهش فروش، بینظمی یا کندی اجرا روبهرو میشود، واکنش طبیعی این است که افراد بیشتر کار کنند. تماس بیشتر، جلسه بیشتر، پیگیری بیشتر و ساعت کاری طولانیتر. این رویکرد ممکن است برای مدت کوتاهی نتیجه ایجاد کند، اما اغلب مسئله اصلی را حل نمیکند.
اگر برای حفظ نتیجه، همیشه به فشار بیشتر نیاز داریم، احتمالاً هنوز سیستم مناسبی نساختهایم.
کار بیشتر با ظرفیت بیشتر فرق دارد
کار بیشتر یعنی از همان افراد و همان فرایند، خروجی بیشتری بخواهیم. ظرفیت بیشتر یعنی فرایند را طوری بازطراحی کنیم که با اتلاف کمتر، خطای کمتر و وابستگی کمتر اجرا شود.
در حالت اول، رشد روی انرژی افراد سوار است. در حالت دوم، رشد روی ساختار سوار میشود.
نشانههای مسئله سیستمی
- کارها فقط با پیگیری مستقیم مدیر جلو میروند.
- دانش اجرای کار در ذهن یک یا دو نفر مانده است.
- نتیجه خوب قابل تکرار نیست.
- هر فرد، یک کار مشابه را با روش متفاوت انجام میدهد.
- جلسههای زیاد، جای فرایند روشن را گرفتهاند.
سیستم دقیقاً چیست؟
سیستم لزوماً نرمافزار یا اتوماسیون نیست. گاهی یک چکلیست روشن، تعریف مسئولیت، قالب گزارش یا ترتیب درست مراحل، یک سیستم مؤثر میسازد.
از کجا شروع کنیم؟
۱. یک مسئله تکرارشونده انتخاب کنید
بهجای اصلاح کل سازمان، کاری را انتخاب کنید که زیاد تکرار میشود و خطا یا اتلاف مشخصی دارد.
۲. وضعیت فعلی را ثبت کنید
مراحل واقعی کار را بنویسید؛ نه مراحلی که تصور میکنید انجام میشوند.
۳. نقاط تصمیم و تحویل را روشن کنید
چه کسی تصمیم میگیرد؟ چه کسی تحویل میدهد؟ خروجی قابل قبول دقیقاً چیست؟
۴. نسخه ساده را اجرا کنید
سیستم اولیه باید ساده باشد. بعد از اجرا و مشاهده خطاها، آن را اصلاح کنید.
جمعبندی
تلاش فردی مهم است، اما نمیتواند جای ساختار را بگیرد. کسبوکاری که برای هر نتیجه به فشار بیشتر نیاز دارد، در حال افزایش فعالیت است؛ نه لزوماً افزایش ظرفیت.
رشد پایدار زمانی شروع میشود که روش انجام کارها روشن، قابل انتقال و قابل تکرار باشد.